Time Management 9 pratici consigli

Time Management è una delle sfide più difficili che dobbiamo affrontare, spesso quotidianamente.
Del resto, i compiti di una persona che ha un lavoro, una famiglia ed i propri interessi, possono essere molteplici.

Quante volte ti sei sentito frustrato oppure stressato a causa della mancanza di tempo?

Trovare un equilibrio che consenta di portare a termine ciò che si deve e si vuole fare è uno dei temi che maggiormente vengono portati dalle persone come obiettivo del proprio percorso di Coaching.

Spesso è nel contesto lavorativo dove si riscontra una maggiore difficoltà nel gestire il proprio tempo, nell’adottare un time management funzionale.
I compiti hanno scadenze, possono capitare imprevisti, talvolta abbiamo abitudini (consce o inconsce) non funzionali alla produttività che desideriamo e che ci viene richiesta.

Se sei un imprenditore oppure un Manager, o comunque una persona con un ruolo di responsabilità e gestione, sarai sicuramente consapevole che la gestione del tuo tempo è un elemento strategico e fondamentale per il raggiungimento degli obiettivi.

Ecco 9 semplici consigli pratici di Time Management da applicare, che ti aiuteranno a gestire meglio il tuo tempo e quindi, a migliorare la tua produttività.

1. Regole per la posta elettronica

Sappiamo che la gestione dell’email è uno dei task che maggiormente distrae e ruba tempo, perché arrivano continuamente nella nostra casella inbox email informative, newsletter, domande dal team o da colleghi, richieste da clienti etc.

Del resto è uno dei migliori canali comunicativi con le altre persone e quindi è importante per un manager o un imprenditore essere sempre sul pezzo ed essere pronto.

Però, per rendere funzionale questo contesto, è necessario dotarsi di regole che ci consentano di dare priorità alle attività veramente importanti.

Ci sono tanti metodi diversi che vengono utilizzati da persone diverse.

Per citare alcuni esempi, ci sono persone che hanno trovato utile creare 3 cartelle in Outlook (“Da fare” – “Da leggere dopo” – “Info”) dove smistare le email in arrivo e dare immediatamente una priorità. Alcuni hanno implementato delle regole automatiche di smistamento.
Altri invece si sono imposti di gestire la posta elettronica solo a certi orari e per un determinato tempo.

Non so se una delle regole citate possa funzionare per te ma il messaggio importante è questo:
Se non hai un modello di gestione che funziona per te, è arrivato il momento di trovarne uno.

Non è un caso che colossi come la Microsoft o Google abbiano investito in algoritmi che aiutano (o dovrebbero aiutare) ad avere una veloce e funzionale gestione delle email (vedi “Messaggi secondari” in Exchange o Gmail)

2. Riserva il tempo per te

I manager solitamente sono impegnati su molti fronti contemporaneamente e su argomenti diversi, e diventa difficile per loro trovare il tempo per lavorare sui propri progetti. Ma è necessario.

Quindi trovare il modo di riservarsi il tempo per se è essenziale!

Spesso ciò che ce lo impedisce è una convinzione limitante, oppure proiezioni future negative basate su emozioni o stati d’animo, che possono essere superati con una maggiore consapevolezza e la sperimentazione di regole e azioni da intraprendere.

Bisogna trovare un modello che sia funzionale per noi stessi e per il nostro contesto.

Alcuni manager dall’agenda colma di appuntamenti hanno trovato utile fissare appuntamenti per se stessi. Altri, cambiando location (ad esempio lavorando da casa 1 giorno a settimana) hanno scoperto una maggiore facilità nel trovare tempo per i propri task. Altri ancora si disconnettono fisicamente dal mondo: avvisano i propri collaboratori, si chiudono in una stanza, spengono il telefono, chiudono la posta e portano a termine il task.

3. Fissa gli appuntamenti a blocchi

Non c’è niente di più stressante di dover interrompere un lavoro importante perchè dobbiamo prepararci per un appuntamento.

Fissare gli appuntamenti a blocchi, uno dietro l’altro, consente di essere focalizzati sull’agenda più facilmente e di evitare interruzioni durante la giornata lavorativa.

Un mio cliente, ad esempio, ha deciso di riservare solo il martedì e il venerdì mattina per gli appuntamenti.
Ha ottenuto un’agenda più organizzata e giorni completamente dedicati alle attività operative.

4. Quando gli altri non lavorano

Questo è uno dei modi per mettere in pratica il punto 2 e cioè riservare tempo per se.

Ci sono ovviamente situazioni in cui oggettivamente, durante la giornata lavorativa, non c’è spazio.
Allora molti manager sfruttano il tempo in cui gli altri non lavorano per avere il tempo desiderato.
Alcuni tra i più famosi a livello internazionale, puntano la sveglia molto presto al mattino.
Altri sfruttano lo spazio pre cena o post cena, altri ancora finestre di ore nel weekend.

Anche in questa situazione, ogni persona può sperimentare le varie possibilità adottate da altri.
A mio parere, trovare la propria modalità, coerente alle proprie abitudini e al contesto personale, consentirà di ottenere maggiori benefici in termini di produttività e mindfulness.

5. Gestire le priorità durante il giorno

Quando parliamo di Time Management spesso pensiamo alla gestione del tempo su una scala settimanale, se non superiore.
Le domande che ci poniamo possono essere di questo tipo: “Come faccio a trovare il tempo per….. tennis/leggere/famiglia/progetto da consegnare/calcetto/bambini/cucinare/riunione?”

Ma se provassimo a indagare su cosa ci stressa di più, in termini di Time Management, forse potrebbe essere il “task urgente da fare” improvvisamente comparso nella nostra “To Do List” del giorno!
In questo scenario ti è mai venuto da chiederti “E ora? cosa faccio per primo?!?!?”

La domanda è perfetta. La soluzione sta proprio nell’identificare e ristabilire le priorità dei task da completare. Semplice, ma non cosi facile.
Serve quindi un modello, dei criteri che possano aiutarci nel dare le priorità giuste in poco tempo e riprendere la produttività.

Per esempio il criterio potrebbe essere la fonte delle richieste. Se arrivano dal mio team, esse hanno priorità massima.
Oppure un altro criterio utilizzato da alcuni è semplicemente “chi primo arriva…”.

Uno strumento molto interessante e semplice che ho scoperto è la “Matrice Urgente/Importante” (The Urgent/Important Matrix – mindtools.com).

Come potete capire, permette di distinguere velocemente il quadrante giusto dove posizionare il nuovo task e quindi riorganizzare le priorità.

Time Management Urgente Importante

 

6. Fare riunioni che portino a piani di azione concreti

“Non so cosa sia più snervante della riunione del lunedì mattina! Primmo: è lunedì! E poi esco da li con la sensazione di aver solo perso tempo, quando tempo non ne ho!”

Le riunioni sono uno strumento molto importante nelle aziende perché viene utilizzato per scopi strategici.
Ma devono portare a decisioni e piani di azione, e possibilmente con tempi brevi.
Il manager quindi deve focalizzarsi sui risultati che vuole ottenere nella riunione, arrivare preparato e preparare gli altri componenti sugli argomenti e sulle modalità della riunione.
Trovare quindi un modello funzionale che, durante i meeting, consenta al Team di gestire le priorità e ottenere risultati concreti, sia a livello di Team che a livello personale dei singoli partecipanti.
Questo impatterà positivamente sulla motivazione, sulla produttività ed evidentemente sulla gestione del tempo.

Il Team Coaching può essere lo strumento che supporta il manager nel rendere il suo team efficace e produttivo.

7. Usa strumenti di supporto

La tecnologia ha lo scopo, secondo me, di migliorare la propria vita. Ma in che modo? Aiutandoci a rendere le cose complicate più semplici.

Ci sono centinaia e centinaia di programmi, applicazioni Cloud e App per smartphone che potrebbero rendere più semplice alcune nostre attività di Time Management.

L’elenco sarebbe veramente lungo e quindi lascio a te il piacere di scovare il tuo preferito.
Piccolo tips: prova a cercare su Google “personal and team productivity tool” o simili.
Buona esplorazione!

8. La tua forma fisica e mentale

Diverse persone fanno l’errore di mettere il lavoro davanti a tutto il resto: famiglia, interessi, amici ed in particolare alla cura di se stessi.

Se il tuo corpo non è in forma e se la tua mente è offuscata, quanto inciderà sulla tua produttività?
In queste condizioni, quanto tempo ti occorrerà in più per completare un task rispetto ad una situazione di freschezza mentale e fisica?

Prendersi cura di se stessi è il primo consiglio che darei a tutti.

9. Pratica la Gratitudine

Cosa c’entra con il Time Management???

E’ provato da ricerche scientifiche che esprimere gratitudine incrementa la produttività! (Research Proves A Gratitude Journal (Strangely) Boosts Productivity)causal-chain-of-gratitude

 

 

 

Dire un grazie sincero a un collega ad esempio, produce in noi e nell’altro un senso di felicità e una energia positiva, che si traduce in una maggiore produttività.

Abbiate sempre un atteggiamento di gratitudine, non solo per quello che avete ottenuto sino ad ora, ma soprattutto siate grati oggi per quello che otterrete domani!

 

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2017-12-18T15:54:02+00:00 Coaching|