Comunicazione efficace: la soft skill fondamentale

Comunicazione efficace è la soft skill fondamentale su cui si basano tutte le altre competenze trasversali. Viene considerata una delle soft skills comportamentali relazionali, anche se è ovviamente inseribile anche tra quelle personali in quanto saper comunicare con noi stessi, attraverso un dialogo interno funzionale, consente di sviluppare e potenziale le competenze trasversali legate a noi stessi.

[Se vuoi sapere di più sulla suddivisione delle Soft Skills (relazionali e personali) vai alla home]

Credo che la comunicazione sia il più importante strumento per migliorare la propria carriera lavorativa, e più in generale la propria vita, perché consente di creare relazioni positive, piacevoli e strategiche. E’ ovvio che senza una comunicazione efficace, sia impossibile motivare i collaboratori, negoziare il proprio stipendio o il prezzo con un fornitore o cliente, oppure esercitare la propria leadership. Ed è altrettanto ovvio, anche se voglio ribadirlo per maggiore consapevolezza, che quello che si comunica dovrebbe essere ciò che gli altri capiscono. Quindi comunicare è il nostro modo di farci capire!

Infatti comunicare proviene dal latino com-munis che significa condividere, far conoscere, trasmettere, far partecipe il nostro interlocutore ai nostri problemi, progetti, al nostro lavoro, alla nostra vita, attraverso il linguaggio. In una parola, comunicare è sinonimo di scambio.

Aspetti della comunicazione efficace

Prima di parlare di comunicazione efficace, o meglio, di ciò che intendo io come vera comunicazione efficace, facciamo un giro andando a vedere alcuni aspetti della comunicazione, per avere un quadro più ampio, anche se non completo ed esaustivo. La comunicazione è un argomento davvero immenso!

Comunicazione strumentale

Lo scambio porta dei vantaggi reciproci tra gli interlocutori, che possono essere materiali o immateriali. Ogni interlocutore spesso mette in atto la comunicazione con lo scopo di perseguire un proprio interesse individuale.
In questo scenario, possiamo definire la comunicazione in modalità strumentale perché i rapporti relazionali sono considerati quasi alla stregua di uno scambio di beni, risorse o ricompense.  Del resto tutti noi, quando condividiamo conoscenza o informazioni formative, abbiamo lo scopo di influenzare i nostri ascoltatori, il contesto in cui stiamo operando, perché stiamo cercando consenso o autorevolezza. E’ nella natura umana questa caratteristica.
Nulla di illecito, sempre che siano presenti principi di etica e di rispetto per gli altri. Purtroppo capita che la comunicazione viene attuata con scopi manipolatori e questo non è certo il mio concetto di comunicazione efficace!

Comunicazione, la sue direzioni

comunicazione efficace direzione La direzione della comunicazione può essere ad 1 via oppure a 2 vie.
Nella prima tipologia, comunicazione ad 1 via, esiste un rapporto di causa-effetto: l’emittente comunica con l’intento di ottenere un determinato effetto sul ricevente, senza preoccuparsi della risposta che potrebbe ottenere. Spesso questa comunicazione riflette un rapporto gerarchico e autoritario. Lo scopo è solo quello di ottenere qualcosa dal ricevente senza che il mittente del messaggio venga in qualche modo condizionato dalle risposte. In alcuni casi questo tipo di comunicazione è utile e appropriata.

La seconda tipologia, comunicazione a 2 vie, prevede che l’emittente, inviato il messaggio al destinatario riceva un’informazione di ritorno, un feedback. Questo modello quindi presuppone che entrambi gli interlocutori vengano influenzati vicendevolmente. Questa modalità è quella che considero più efficace e maggiormente congruente con quella che è la natura di scambio della comunicazione perché, oltre a significare una maggiore attenzione verso il destinatario del messaggio in termini di bisogni, aspettative ed emozioni, permette al mittente di ottenere informazioni utili a correggere la propria comunicazione per renderla comprensibile all’interlocutore.

Comunicazione, i 3 principi fondamentali

comunicazione efficace 3 principiCi sono 3 concetti fondamentali della comunicazione di cui bisogna essere pienamente consapevoli prima di parlare di comunicazione efficace. Vanno tenuti sempre presenti perché altrimenti mancherebbero le fondamenta di qualsiasi comunicazione minimamente decente.

  1. Impossibile NON comunicare: non comunicare significa comunicare la propria volontà di non comunicare! sembra un paradosso me è cosi per noi esseri umani. Qualsiasi comportamento ha il valore di un messaggio. Parlare o stare in silenzio, muoversi o stare fermi, ridere o stare seri è comunicare. Questo principio vale in tutte le situazioni, nella vita ma a maggior ragione nel lavoro. Troppo spesso ho sentito dire: “ma non ho detto niente!” La cosa più falsa, l’alibi più stupido in assoluto. Oltre ad una evidente ignoranza in tema di comunicazione, comunicare la propria volontà di non comunicare trasmette all’interlocutore un atteggiamento negativo di chiusura che molto probabilmente provocherà una riduzione di consenso, di stima ed un aumento di attenzione e di preoccupazione.
  2. Il cosa e il come comunichiamo: ogni comunicazione ha un aspetto di contenuto e uno relazionale. Il cosa comunichiamo è sostanzialmente il contenuto, l’informazione che vogliamo trasmettere. Il come è la modalità con cui viene trasmesso il contenuto. Quest’ultima è molto più importante del contenuto perché definisce il modo in cui il nostro interlocutore ci percepisce, il modo in cui vogliamo impostare la nostra relazione (di cortesia, formale, collaborativa, distaccata etc.). Il come qualifica il cosa. E’ facile capirlo: cambiando il tono di voce ad esempio posso far percepire al mio interlocutore se sono serio oppure sto scherzando oppure se sono arrabbiato con lui, pur utilizzando esattamente le stesse parole e lo stesso contenuto, ottenendo un diverso risultato.
  3. Linguaggio verbale e non verbale: come accennato al primo punto, comunichiamo non solo attraverso il linguaggio verbale, quindi con le parole. Ma anche con il linguaggio non verbale che significa gesti, postura, mimica facciale, toni e ritmo della voce, cadenza. Questo particolare linguaggio è presente SEMPRE, in tutte le interazioni relazionali. Ecco perché è importantissimo il non verbale. Si può dire che per comunicare il contenuto è prevalentemente utilizzato il linguaggio verbale, mentre l’aspetto relazionale è definito in prevalenza dal linguaggio non verbale. Statistiche ormai consolidate ci dicono che l’efficacia di un messaggio è data per il 7% dal linguaggio verbale mentre il 93% da quello non verbale!
    Il linguaggio non verbale riflette l’inconscio, le emozioni e quindi difficilmente è manipolabile da noi stessi. Il nostro interlocutore si accorge immediatamente se esiste una incoerenza tra quello che si dice verbalmente e quello che traspare dal nostro non verbale. E questo inficia notevolmente l’efficacia e la funzionalità della nostra comunicazione e della relazione che stiamo creando.

Comunicazione efficace: come ottenerla

Avere una comunicazione efficace è evidentemente importante perché possiamo notare che la maggior parte dei conflitti tra persone nascono proprio da una comunicazione sbagliata.
A maggior ragione nel contesto lavorativo, dove è necessario avere relazioni collaborative, costruire un clima di fiducia, sviluppare una propria leadership per raggiungere obiettivi importanti. La comunicazione efficace quindi risulta imprescindibile.
Certamente alcune persone sono maggiormente predisposte grazie ad una educazione, formazione ed esperienza acquisita nel tempo. Ma di certo, chi volesse migliorarla, è in grado di farlo. Ecco come.

Il primo impatto

primo impattoL’impatto iniziale in una relazione è importantissima! Dalla buona riuscita di questo elemento dipende molto l’ottenimento di una comunicazione efficace.
Il modo migliore per avere un ottimo impatto sul nostro interlocutore è spostare l’attenzione su di lui, anziché su noi stessi. Come? Alcuni consigli utili:

  1. Salutare per primi chiamandolo per nome
  2. Stretta di mano sicura
  3. Trasmettere un sincero piacere nel conoscerlo o incontrarlo
  4. Mantenere un contato visivo adeguato
  5. Usare un linguaggio non verbale che dimostri apertura e rispetto, privo di atteggiamenti di sudditanza o di superiorità
  6. Fare domande e lasciare lo spazio per le risposte
  7. Ascoltare!!!! con vero interesse e attenzione.

Ascolto attivo

ascolto attivoPer ottenere una comunicazione efficace è necessario saper ascoltare attivamente. Comunicare significa saper ascoltare! Chi non ascolta e “sa parlare” non è un comunicatore; è solo un chiacchierone, che spesso annoia!
Bisogna allenarsi ad ascoltare perché la nostra comunicazione, per essere efficace, deve adattarsi al nostro interlocutore. Quindi bisogna avere informazioni su di lui, ottenendole da ciò che dice e da ciò che non dice.
Cosa fare per allenare il nostro ascolto attivo? Ecco alcun consigli pratici:

  1. Mettere in secondo piano noi stessi, le nostre opinioni, la nostra visione dei fatti.
  2. Rispettare il punto di vista dell’interlocutore e della sua persona, dimostrarlo concretamente con un linguaggio educato e positivo.
  3. Umiltà: l’interlocutore potrebbe aver ragione, anche se noi pensiamo di essere nel giusto. Lui è degno di essere ascoltato sino in fondo.
  4. Mostrare un reale interesse per ciò che dice.
  5. Fare domande se qualcosa non ci è chiaro.
  6. Resistere ad emettere sentenze e giudizi.
  7. Riformulare con nostre parole e sotto forma di domanda ciò che ha detto l’interlocutore, per verificare che abbiamo capito. Es: hai detto questo e questo…ho capito bene?

Tutti pensano di saper ascoltare. Nella mia carriera da Coach ho notato invece che sono pochi quelli che lo sanno davvero fare.
Tantissimi sentono ciò che dice l’interlocutore, in pochi lo ascoltano davvero.

Azioni di allenamento alla comunicazione efficace

Cosa puoi fare in autonomia per allenarti ad una comunicazione efficace? In particolare in un ambiente lavorativo che spesso è molto più sfidante e difficile rispetto ad un contesto amichevole o famigliare dove capita di avere maggiore libertà espressiva e obiettivi meno stressanti.
Ci sono moltissimi accorgimenti da prendere in considerazione, in particolare se il tuo interlocutore è una sola persona oppure sono più persone (in questo caso si definisce la comunicazione efficace come competenza di Public Speaking). Vediamone alcuni suddivisi per tipo di interlocutore.

comunicazione con personaCon un nostro collaboratore, capo o sottoposto, per avere una comunicazione efficace è utile:

  1. Utilizzare il linguaggio utilizzato dall’interlocutore o quantomeno il più simile possibile
  2. Utilizzare la comunicazione a due vite, spiegata nel punto sopra di questo articolo
  3. Concedere spazio
  4. Utilizzare lo stesso linguaggio para verbale (tono, velocità, cadenza)
  5. Fare attenzione al linguaggio non verbale nostro e del nostro interlocutore
  6. Ascoltare, ascoltare, ascoltare! Mettere in atto i punti descritti sopra nel paragrafo dell’ascolto attivo
  7. Evitare di esprimere giudizi e opinioni tutte e subito
  8. Educazione e rispetto, anche nel tono della voce!
  9. Condividere il nostro sapere, le informazioni in nostro possesso, senza la paura di essere derubati di esse o col timore di perdere potere.
  10. Dare fiducia, eventualmente con riserva. Ma darla per primi!

Se invece dobbiamo comunicare efficacemente con un pubblico è utile:

  1. Avere un contatto visivo con tutti (possibilmente) che ci permette di intavolare sin da subito un rapporto positivo con il pubblico
  2. Tenere una postura eretta e sciolta, perché manifesta una sicurezza sul contenuto
  3. Volume della voce giusta affinché tutti possano ascoltare senza fatica
  4. I toni della voce variano in relazione al contenuto che sto descrivendo. Questo permette di mantenere l’attenzione della sala. Contrariamente il tuo intervento diventerebbe mono-tono!
  5. Atteggiamento sorridente, spigliato, di apertura
  6. Evitare lo sguardo verso il vuoto, verso il pavimento o verso solo due persone!
  7. Le braccia non sono incollate al corpo! Ed i piedi non son incollati al pavimento! Gestire la gestualità in modo spontaneo e disinvolto!
  8. Utilizzare un linguaggio semplice, sintetico e diretto, con una gestione calibrata delle pause, utilizzando aneddoti e brevi storie per passare concetti importanti
  9. Gestire il proprio stato interno emotivo. Esprimere sempre entusiasmo per quello che si comunica!
  10. Ricordarsi che il lavoro di comunicazione efficace non finisce al termine dell’intervento, ma al termine dell’evento! Spesso c’è da gestire la parte delle domande & risposte, le richieste di alcuni di avere maggiori informazioni o la richiesta di contatto. Mantenere sempre la stessa energia e concentrazione sino a quando non si è a casa! 🙂comunicazione efficace in pubblico

Conclusioni

La comunicazione è un argomento davvero complesso e ampio. Questo articolo vuole essere uno spunto concreto di aiuto per tutte quelle persone interessate a sviluppare questa fondamentale Soft Skill. Io penso che lo studio e la lettura di libri, e l’applicazione sia estremamente utile, anzi basilare. Ma non sufficiente. Credo fermamente sia necessario provare sul campo i concetti studiati e verificare in modo oggettivo i risultati ottenuti, in particolare con l’aiuto di una persona che possa ritornare feedback di qualità, informazioni utili al miglioramento e non supposizioni o pareri.

Per incrementare in modo più veloce ed efficace il tuo allenamento alla comunicazione efficace, ti propongo il mio percorso di allenamento alle Soft Skills, e quindi anche alla comunicazione efficace.
Io sono un Coach, ho competenze ed esperienza, sono Master Practitioner in Programmazione Neuro Linguistica, lavoro principalmente sul linguaggio. Con il mio percorso potrai sviluppare o potenziare la tua competenza comunicativa che ritengo necessaria per qualsiasi obiettivo di carriera o di lavoro in genere.

Per maggiori informazioni vai alla home oppure contattami direttamente qui per avere maggiori informazioni sul mio percorso di allenamento alle soft skills.

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