Comunicazione efficace ed efficiente: soft skills, significato e definizione

Che cos’è la comunicazione efficace e come approfondirla?

La comunicazione efficace, altro non è che la soft skills fondamentale su cui si basano tutte le altre competenze trasversali. Di fatto può essere considerata una delle soft skills comportamentali relazionali, sebbene possa essere inserita anche tra quelle personali. Il motivo risiede nel fatto che saper comunicare bene con noi stessi, incentivando un dialogo interno funzionale, permette di sviluppare e potenziare tutte le competenze trasversali che si legano al nostro io.

Credo fortemente che una comunicazione efficace ed efficiente sia il più importante strumento che tu possa mettere in campo per migliorare la tua carriera lavorativa e, più in generale, la tua vita. Ti dico questo perché una comunicazione efficace ti consente di creare relazioni positive, piacevoli e strategiche.

Nell’ambito del lavoro, infatti, un aspetto fondamentale nella comunicazione è, ad esempio, quello di riuscire a motivare i collaboratori, ma anche quello di riuscire a negoziare per il tuo stipendio o il prezzo per un fornitore o un cliente, oppure per esercitare la tua leadership.

In più, voglio anche sottolineare come quello che si comunica dovrebbe sempre essere quello che gli altri capiscono. Ciò ti aiuta ad acquisire maggiore consapevolezza di quanto comunicare è il modo migliore che tutti noi abbiamo per farci capire.

Non a caso, la parola comunicare deriva dal latino com-munis che significa condividere, far conoscere, trasmettere, rendere partecipe il tuo interlocutore ai tuoi progetti, ai tuoi problemi, al tuo lavoro e alla tua vita usando come mezzo il linguaggio. In una parola sola, quindi, comunicare è sinonimo di scambio.

Che cos’è la comunicazione efficace? La definizione

Il mondo legato alla comunicazione è davvero molto complesso, a maggior ragione quando si tratta di dover ottenere una comunicazione efficace in ambito lavorativo, ma anche nella vita relazionale privata. Per questo motivo, prima di addentrarmi nei dettagli di questo mondo così variegato, ecco qual è la definizione di comunicazione efficace.

Di per sé la comunicazione è il processo che permette di veicolare delle informazioni. Pertanto, la comunicazione efficace presuppone un sapersi esprimere in ogni situazione con qualunque interlocutore, sia verbalmente che non verbalmente, in modo chiaro e coerente con il tuo stato d’animo.

Per essere più tecnico, ottieni una comunicazione efficace quando il messaggio inviato dall’emittente (tu) è recepito in maniera comprensibile al ricevente (il tuo interlocutore), mettendo in conto che può esserci quello che viene definito “rumore” che può interferire con la comprensione del messaggio che vuoi veicolare.

Mi riferisco sia a interferenze esterne, come ad esempio un problema tecnico o un fattore ambientale disturbante, che a interferenze interne quali emozioni, pensieri che possono interferire oppure l’espressione che utilizzi.

Ricorda, poi, che chi stabilisce se sei riuscito a mettere in atto una comunicazione efficace è solo e soltanto l’interlocutore, non tu che parli.

È per questo motivo che la comunicazione efficace è una soft skill fondamentale.

Gli aspetti della comunicazione efficace

Nonostante le premesse che in parte anticipano il significato di comunicazione efficace, prima di entrare nel vivo di questo concetto così importante voglio portarti a fare un giro tra alcuni aspetti della comunicazione. In questo modo sarà più facile avere un quadro più ampio, completo ed esaustivo. Fidati, la comunicazione è un argomento davvero molto vasto.

Una comunicazione efficace è anche strumentale

Lo scambio comunicativo porta dei vantaggi reciproci tra te e il tuo interlocutore che possono essere sia materiali che immateriali. È questo il motivo per il quale una comunicazione efficace è anche strumentale. Infatti, in uno scambio comunicativo tutti gli interlocutori hanno lo scopo di perseguire un proprio interesse individuale.

In questo scenario, quindi, possiamo definire la comunicazione come strumentale poiché i rapporti relazionali vengono considerati quasi alla stregua di uno scambio di beni, risorse e ricompense. Pensaci, del resto tutti noi quando condividiamo conoscenza o informazioni formative abbiamo lo scopo di influenzare sia i nostri ascoltatori che il contesto in cui operiamo per cercare consenso o autorevolezza.

Del resto, questa caratteristica fa parte della natura umana. Non si tratta di nulla di illecito purché vengano sempre rispettati dei principi di etica e di rispetto verso gli altri. In virtù di questo devo avvisarti che utilizzare la comunicazione con intenti manipolatori è assolutamente sbagliato e non combacia in alcun modo con il mio concetto di comunicazione efficace.

Le direzioni della comunicazione, qual è quella della comunicazione efficace

Per illustrarti meglio come ottenere una comunicazione efficace, voglio anche spiegarti cosa intendo quando parlo di direzioni della comunicazione. Parlo di direzione ad una o a due vie.

Nella prima tipologia (comunicazione ad 1 via) esiste un rapporto di causa-effetto: l’emittente comunica con l’intento di ottenere un determinato effetto sul ricevente, senza preoccuparsi della risposta che potrebbe ottenere. Spesso questa comunicazione riflette un rapporto gerarchico e autoritario. Lo scopo è solo quello di ottenere qualcosa dal ricevente senza che il mittente del messaggio venga in qualche modo condizionato dalle risposte. In alcuni casi questo tipo di comunicazione è utile e appropriata.

La seconda tipologia, comunicazione a 2 vie, prevede che l’emittente, inviato il messaggio al destinatario riceva un’informazione di ritorno, un feedback. Questo modello quindi presuppone che entrambi gli interlocutori vengano influenzati vicendevolmente. Questa modalità è quella che considero comunicazione efficace e maggiormente congruente con quella che è la natura di scambio comunicativo perché, oltre a significare una maggiore attenzione verso il destinatario del messaggio in termini di bisogni, aspettative ed emozioni, permette al mittente di ottenere informazioni utili a correggere la propria comunicazione per renderla comprensibile all’interlocutore.

Un Libro Consigliato

Comunicazione, i 3 principi fondamentali che ti aiutano nella comunicazione efficace

Ci sono 3 concetti fondamentali della comunicazione di cui devi essere pienamente consapevole prima di parlare di comunicazione efficace. Vanno tenuti sempre presenti perché altrimenti mancherebbero le fondamenta di qualsiasi comunicazione minimamente decente.

1. Impossibile NON comunicare: non comunicare significa trasmettere la propria volontà di non comunicare! Può sembrarti un paradosso me purtroppo è così per noi esseri umani. Qualsiasi comportamento equivale all’invio di un messaggio al nostro interlocutore. Parlare o stare in silenzio, muoversi o stare fermi, ridere o stare seri è comunicare. Questo principio vale in tutte le situazioni, nella vita ma a maggior ragione nel lavoro. Troppo spesso ho sentito dire: “ma non ho detto niente!” La cosa più falsa, l’alibi più stupido in assoluto. Oltre ad una evidente ignoranza in tema di comunicazione, comunicare la propria volontà di non comunicare trasmette all’interlocutore un atteggiamento negativo di chiusura che molto probabilmente provocherà una riduzione di consenso, di stima ed un aumento di attenzione e di preoccupazione. No, non comunicare non è in alcun modo una comunicazione efficace.
2. Il cosa e il come comunichiamo: ogni comunicazione ha un aspetto di contenuto e uno relazionale. Cosa comunichiamo è sostanzialmente il contenuto, l’informazione che vogliamo trasmettere. Come comunichiamo, invece, è la modalità con cui viene trasmesso il contenuto. Quest’ultima è molto più importante del contenuto perché definisce il modo in cui il nostro interlocutore ci percepisce, il modo in cui vogliamo impostare la nostra relazione (di cortesia, formale, collaborativa, distaccata etc.). Il come qualifica il cosa. È facile capirlo: cambiando il tono di voce, ad esempio, posso far percepire al mio interlocutore se sono serio, se sto scherzando oppure se sono arrabbiato con lui pur utilizzando esattamente le stesse parole e lo stesso contenuto, ottenendo un diverso risultato. Ebbene sì, per ottenere una comunicazione efficace devi stare molto attento a come comunichi i tuoi messaggi.
3. Linguaggio verbale e non verbale: come accennato al primo punto, non comunichiamo solo attraverso il linguaggio verbale e, cioè, con le parole. Lo facciamo anche con il linguaggio non verbale. Sto parlando di gesti, postura, mimica facciale, toni, ritmo della voce e cadenza. Questo particolare linguaggio è presente SEMPRE, in tutte le interazioni relazionali. Ecco perché è importantissimo il non verbale. Si può dire che per comunicare il contenuto è prevalentemente utilizzato il linguaggio verbale, mentre l’aspetto relazionale è definito in prevalenza dal linguaggio non verbale. Statistiche ormai consolidate ci dicono che una comunicazione efficace è data per il 7% dal linguaggio verbale mentre il 93% da quello non verbale!
   Il linguaggio non verbale riflette l’inconscio, le emozioni e quindi difficilmente è manipolabile da noi stessi. Il nostro interlocutore si accorge immediatamente se esiste un’incoerenza tra quello che si dice verbalmente e quello che traspare dal nostro non verbale. E questo inficia notevolmente l’efficacia e la funzionalità della nostra comunicazione e della relazione che stiamo creando.

Comunicazione efficace: come ottenerla

Penso proprio che ormai ti sia chiaro quanto avere una comunicazione efficace sia effettivamente importante. Attraverso essa, infatti, possiamo notare che la maggior parte dei conflitti tra persone nascono proprio da una comunicazione sbagliata.

E questo accade a maggior ragione nel contesto lavorativo, dove è necessario avere relazioni collaborative, costruire un clima di fiducia e sviluppare una propria leadership per raggiungere obiettivi importanti. La comunicazione efficace, quindi, risulta imprescindibile.

Certamente alcune persone sono maggiormente predisposte grazie ad un’educazione, formazione ed esperienza acquisita nel tempo. Ma di certo, chiunque ritenga che deve migliorarla, è assolutamente in grado di farlo. Ecco come.

L’importanza del primo impatto per una comunicazione efficace

L’impatto iniziale in una relazione è importantissima! Dalla buona riuscita di questo elemento dipende molto l’ottenimento di una comunicazione efficace.

Il modo migliore per avere un ottimo impatto sul nostro interlocutore è spostare l’attenzione su di lui, anziché su noi stessi. Come? Alcuni consigli utili:

1. Salutare per primi chiamandolo per nome
2. Stretta di mano sicura
3. Trasmettere un sincero piacere nel conoscerlo o incontrarlo
4. Mantenere un contatto visivo adeguato
5. Usare un linguaggio non verbale che dimostri apertura e rispetto, privo di atteggiamenti di sudditanza o di superiorità
6. Fare domande e lasciare lo spazio per le risposte
7. Ascoltare!!!! con vero interesse e attenzione.

Il ruolo dell’ascolto attivo nella comunicazione efficace

Per ottenere una comunicazione efficace è necessario saper ascoltare attivamente. Si, anche se non sempre lo avrai sentito dire, ti dico che: comunicare significa saper ascoltare! Chi non ascolta e “sa parlare” non è un comunicatore; è solo un chiacchierone, che spesso annoia!

Affinché la tua risulti una comunicazione efficace, dovrai proprio allenarti ad ascoltare, imparando ad adattarti al tuo interlocutore. In questo caso può esserti utile capire quante più informazioni su di lui. Come fare? Semplice, puoi ottenerle da ciò che dice e da ciò che non dice.

1. Mettere in secondo piano noi stessi, le nostre opinioni, la nostra visione dei fatti.
2. Rispettare il punto di vista dell’interlocutore e della sua persona, dimostrarlo concretamente con un linguaggio educato e positivo.
3. Umiltà: l’interlocutore potrebbe aver ragione, anche se noi pensiamo di essere nel giusto. Lui è degno di essere ascoltato sino in fondo.
4. Mostrare un reale interesse per ciò che dice.
5. Fare domande se qualcosa non ci è chiaro.
6. Resistere ad emettere sentenze e giudizi.
7. Riformulare con nostre parole e sotto forma di domanda ciò che ha detto l’interlocutore, per verificare che abbiamo capito. Es: hai detto questo e questo…ho capito bene?

Tutti pensano di saper ascoltare. Nella mia carriera da Coach ho notato invece che sono pochi quelli che lo sanno davvero fare.
Tantissimi sentono ciò che dice l’interlocutore, in pochi lo ascoltano davvero.

Azioni di allenamento alla comunicazione efficace

Cosa puoi fare in autonomia per allenarti ad una comunicazione efficace? In particolare, all’interno dell’ambiente lavorativo, che spesso può essere alquanto sfidante e difficile rispetto ad un contesto amichevole o famigliare dove capita di avere maggiore libertà espressiva e obiettivi meno stressanti?

Beh, ci sono moltissimi accorgimenti che puoi prendere in considerazione, sia se il tuo interlocutore è una sola persona, sia nel caso si tratti di più persone. Se l’opzione è la seconda, la comunicazione efficace va definita nell’accezione di “competenza di Public Speaking. Vediamone alcuni suddivisi per tipo di interlocutore

Se devi relazionarti con un tuo collaboratore, capo o sottoposto, per avere una comunicazione efficace è utile:

1. Utilizzare il linguaggio utilizzato dall’interlocutore o quantomeno il più simile possibile
2. Utilizzare la comunicazione a due vite, spiegata nel punto sopra di questo articolo
3. Concedere spazio
4. Utilizzare lo stesso linguaggio para verbale (tono, velocità, cadenza)
5. Fare attenzione al linguaggio non verbale nostro e del nostro interlocutore
6. Ascoltare, ascoltare, ascoltare! Mettere in atto i punti descritti sopra nel paragrafo dell’ascolto attivo
7. Evitare di esprimere giudizi e opinioni tutte e subito
8. Educazione e rispetto, anche nel tono della voce!
9. Condividere il nostro sapere, le informazioni in nostro possesso, senza la paura di essere derubati di esse o col timore di perdere potere.
10. Dare fiducia, eventualmente con riserva. Ma darla per primi!

Se, invece, devi mettere in campo una comunicazione efficace di fronte a un pubblico, allora ti sarà utile:

1. Avere un contatto visivo con tutti (possibilmente) che ci permette di intavolare sin da subito un rapporto positivo con il pubblico
2. Tenere una postura eretta e sciolta, perché manifesta una sicurezza sul contenuto
3. Volume della voce giusta affinché tutti possano ascoltare senza fatica
4. I toni della voce variano in relazione al contenuto che sto descrivendo. Questo permette di mantenere l’attenzione della sala. Contrariamente il tuo intervento diventerebbe mono-tono!
5. Atteggiamento sorridente, spigliato, di apertura
6. Evitare lo sguardo verso il vuoto, verso il pavimento o verso solo due persone!
7. Le braccia non sono incollate al corpo! Ed i piedi non son incollati al pavimento! Gestire la gestualità in modo spontaneo e disinvolto!
8. Utilizzare un linguaggio semplice, sintetico e diretto, con una gestione calibrata delle pause, utilizzando aneddoti e brevi storie per passare concetti importanti
9. Gestire il proprio stato interno emotivo. Esprimere sempre entusiasmo per quello che si comunica!
10. Ricordati che il buon lavoro per ottenere una comunicazione efficace non finisce al termine dell’intervento, ma al termine dell’evento! Spesso c’è da gestire la parte delle domande e delle risposte, le richieste di alcuni di avere maggiori informazioni o la richiesta di contatto. Per questo motivo cerca di mantenere sempre la stessa energia e concentrazione sino a quando non sei a casa.
    

Conclusioni

Il mondo della comunicazione è un argomento davvero complesso e ampio, soprattutto quando devi ottenere una comunicazione efficace nell’ambiente lavorativo. Credo, infatti, che questo articolo possa essere uno spunto concreto – un aiuto – se anche tu sei una persona interessata a sviluppare questa fondamentale Soft Skill. Penso, poi, che lo studio, la lettura di libri e l’applicazione sia estremamente utile, anzi basilare. Ma purtroppo non sempre sufficiente. Credo fermamente sia necessario provare sul campo i concetti studiati e verificare in modo oggettivo i risultati ottenuti, in particolare con l’aiuto di una persona che possa fornirti feedback di qualità, informazioni utili al miglioramento, non supposizioni o pareri.

Per incrementare in modo più veloce ed efficace il tuo allenamento alla comunicazione efficace, ti propongo i miei percorsi perché ti aiuteranno ad allenare le Soft Skills e, quindi, anche la comunicazione efficace.

Io sono un Coach, ho competenza ed esperienza, sono Master Practitioner in Programmazione Neuro Linguistica, lavoro principalmente sul linguaggio. Con i miei percorsi potrai sviluppare o potenziare la tua competenza comunicativa che ritengo necessaria per qualsiasi obiettivo di carriera o di lavoro in genere.
Per maggiori informazioni per lo sviluppo della tua comunicazione efficace e leadership comunicativa, contattami subito. Potrai prenotare una call gratuita conoscitiva.

A presto,

Luca