Matrice di Eisenhower: cos’è e come applicarla

Informazioni, esempio e template word o excel per la Matrice di Eisenhower

La Matrice di Eisenhower è uno degli strumenti più funzionali per l’organizzazione del tempo in base alle priorità più elevate. Infatti, essa permette di gestire tutti i compiti partendo dai più fondamentali fino a quelli secondari.

Esistono anche diversi template gratuiti sia su word che su excel facilmente scaricabili online. Non a caso, graficamente questo strumento appare diviso in quattro categorie che appaiono generalmente così: attività da svolgere per prime, attività da programmare per dopo, attività da delegare e attività da eliminare.

La Matrice di Eisenhower è molto utilizzata nelle aziende poiché rende chiaro quali siano i compiti più urgenti da portare a termine, ma sono qui per dirti che puoi utilizzarla anche nella gestione delle attività casalinghe o in generale per tutti gli impegni personali oltre che professionali. Sì, hai capito benissimo: perché tra le attività di coaching più adatte per imparare a prendere decisioni consone alle tue priorità, non posso non spiegarti come utilizzare la Matrice di Eisenhower per organizzare al meglio la tua vita privata e aumentare la tua produttività nell’ambito professionale.

Le origini della Matrice di Eisenhower

La Matrice di Eisenhower è un metodo volto all’organizzazione delle attività in base all’urgenza e all’importanza che ti permette di assegnare la giusta priorità a quella più importante. Viene definita così per via di un discorso tenuto dal 34° presidente degli Sati Uniti Dwight D. Eisenhower in cui citò questo metodo istituito da un rettore universitario: “ho due tipi di problemi, quelli urgenti e quelli importanti. Quelli urgenti non sono importanti e quelli importanti non sono mai urgenti”.

In seguito fu Stephen Covey, l’autore de “Le sette regole per avere successo” a sviluppare quello che oggi + diventato un famoso strumento di gestione, tanto che online puoi trovare diversi template della Matrice di Eisenhower sia per excel che per word.

È probabile, poi, che già ne hai sentito parlare poiché spesso viene definita Scatola di Eisenhower oppure Matrice urgente importante.

Le basi per capire la Matrice di Eisenhower

È proprio partendo dai concetti urgente e importante che voglio iniziare per illustrarti il metodo utilizzato nella Matrice di Eisenhower e, anche se lì per lì sembrano parole simili, in realtà tra di loro esiste una grande differenza di base.

Capire questa distinzione ti aiuta a identificare quali sono le attività da svolgere immediatamente e quelle che possono aspettare. Le attività urgenti sono quelle che richiedono la tua attenzione nell’immediato. Non è difficile riconoscere quali siano poiché sono quelle che se non porti a termine entro un dato periodo di tempo rischieresti delle conseguenze poco gradite. È per questo che non puoi né evitarle né posticiparle.

Le attività importanti, invece, sono quelle che richiedono un’immediata attenzione ma ti occorrono solo per raggiungere degli obiettivi a lungo termine. Ma attenzione, anche loro vanno ben pianificate perché se disattese potrebbero diventare urgenti e rischieresti di cadere in una grande confusione.

Ti starai chiedendo il perché di questa premessa. Ti rispondo subito: se non impari a distinguere tra attività importanti e attività urgenti non riuscirai a compilare esattamente i quattro quadranti della matrice di Eisenhower. Vediamo a cosa mi riferisco.

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I quadranti della Matrice di Eisenhower

Indipendentemente che siano relative alla tua vita privata o professionale, se ti ritrovi ad avere una lunga lista di attività da svolgere sono più che certo che tu ti senta stressato. Ma è proprio per alleviare il tuo stress che entra in gioco la Matrice di Eisenhower.

Quadrante 1 della Matrice di Eisenhower

Il primo quadrante viene tendenzialmente etichettato con l’espressione “da fare” e corrisponde allo spazio in cui vanno scritte le attività urgenti e importanti. Pertanto, qui vanno inserite quelle che vanno svolte subito poiché altrimenti i tuoi obiettivi a lungo termine potrebbero avere dei riscontri negativi. Di fatto, sono le attività in cima ai tuoi pensieri.

Quadrante 2 della Matrice di Eisenhower

L’etichetta in questo caso è “da programmare”. Qui vanno inserite le attività che non risultano urgenti ma che sono comunque importanti poiché hanno un impatto sui tuoi obiettivi. L’unica differenza con le prime è che non devi necessariamente svolgerle subito, ma puoi programmarle per un secondo momento: subito dopo aver svolto quelle urgenti.

Quadrante 3 della Matrice di Eisenhower

Arrivando al terzo quadrante, l’etichetta che trovi è “da delegare”. Qui dovrai mettere tutte le attività che reputi urgenti ma non hanno nessun impatto sui tuoi obiettivi a breve o a lungo termine. È per questo motivo che puoi delegarle tranquillamente ad altre persone, magari perché non sei tu ad avere le competenze più adatte nel portarle a termine.

Quadrante 4 della Matrice di Eisenhower

Arriviamo, infine, alle attività “da eliminare”. Si tratta di quelle che non sono né urgenti né importanti e che potrebbero rilevarsi come delle vere e proprie distrazioni. Non vale la pena, infatti, appesantire il calendario delle attività con cose che potrebbero essere addirittura da intralcio al raggiungimento dei tuoi obiettivi.

Modelli scaricabili della Matrice di Eisenhower

Per iniziare a mettere in pratica il metodo della Matrice di Eisenhower, puoi tranquillamente scaricare differenti modelli online che puoi utilizzare sia su excel che su word. Ti faccio qualche esempio:

• La matrice decisionale non ponderata è molto utile quando le azioni hanno tutte lo stesso peso. Si tratta di un modello della Matrice di Eisenhower per excel poiché hai la possibilità di elencare le categorie e assegnare un punteggio a ciascuna di essa nella cella corrispondente.
• La matrice decisionale ponderata, invece, è sempre un modello della Matrice di Eisenhower per excel. A differenza della prima si riferisce a criteri che hanno pesi diversi.
• Il modello di matrice Pugh si differenzia dagli altri perché i criteri sono inseriti nella prima colonna e le opzioni nella riga superiore. Sto parlando di un modello molto simile alla Matrice di Eisenhower che può essere utilizzato sia su word che su excel.
• La scatola di Eisenhower corrisponde, invece, a quello che ti ho spiegato nei primi paragrafi ed è un template di Matrice di Eisenhower per word, ma anche per excel.

Quattro suggerimenti per riempire la tua Matrice di Eisenhower

Dopo aver scaricato il modello di Matrice di Eisenhower per word o per excel che più ti è comodo da utilizzare, non posso non finire questo articolo con dei suggerimenti per capire quali priorità assegnare alle tue attività.

Potresti iniziare con inserire un colore specifico per ogni tipo di priorità. Ad esempio il verde per le attività con priorità elevata, il giallo per quelle di secondo livello, il blu per le priorità di terzo livello e il rosso per le attività che non corrispondono ad una particolare priorità.

Dopo aver scelto i colori, non inserire troppe attività nei quadranti della Matrice di Eisenhower, ma limitati a un numero più contenuto. 10 attività è il numero perfetto. Ciò non significa che tu non possa creare più matrici, ma inserendone troppe di aggravare ulteriormente la tua confusione e il tuo stress.

Inoltre, non creare una lista di cose da fare solo in relazione al tuo lavoro, ma anche alle tue dinamiche personali. In questo caso il metodo “divide et impera” è quello più adatto. In ultimo, non avere remore ad eliminare attività che non corrispondono ai tuoi obiettivi e ai tuoi valori, finiresti per andare troppo fuori strada.

Se hai letto questo articolo sono certo che il motivo risiede nel fatto che tu sia troppo confuso su ciò a cui devi dare priorità nella tua vita. Bhe, questo è il mio lavoro: aiutarti a capire che non è mai troppo tardi per tagliare attività o cose a cui che in realtà non ti fanno stare bene e non ti fanno tirare fuori il meglio di te. Parlo fondamentalmente di attività che non ti rispecchiano in alcun modo e che a lungo termine potrebbero farti stare male.

Non a caso ho creato diversi corsi che hanno l’obiettivo di aiutarti a capire e ad ammettere qual è la strada che vuoi intraprendere. Non fartene una colpa, a tutti capita di non riuscire più a organizzare la propria vita e le proprie giornate perché si è persa la lucidità di capire cosa conta davvero per essere felici. Se questo è il tuo caso, non esitare a contattarmi: so per certo che posso aiutarti a delineare le tue priorità in base ai tuoi reali obiettivi. Questi non sono che uno specchio dei tuoi valori e delle tue passioni.

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