Time Management: 9 esercizi e tecniche per la gestione del tempo

Dal primo step del time management ai corsi: 9 consigli sulla gestione del tempo

Il Time management è davvero una grande sfida che tutti dovremmo affrontare quotidianamente. Del resto tutti abbiamo dei compiti o dei ruoli da svolgere: lavoro, famiglia, interessi e imprevisti. Pensaci, quante volte ti sei sentito frustrato o stressato perché senti di non avere tempo per portare a termine le tue attività?

Sono qui per dirti che trovare un equilibrio che ti permetta di portare a termine i tuoi impegni è possibile imparando a come gestire il tuo tempo. Esistono degli esercizi sulla gestione del tempo, ma anche dei corsi. Ad esempio, quelli che ho ideato si prestano molto bene ad insegnarti come fare.

Anche se spesso è nel contesto lavorativo che si riscontra una maggiore difficoltà nel capire come migliorare la gestione del tempo, io voglio aiutarti sia ad adottare un management funzionale per la tua vita professionale, ma anche per la vita privata. Infatti, se da un lato i compiti hanno necessariamente delle scadenze, dall’altro possono capitare degli imprevisti. Ma fidati, spesso non riuscire ad affrontarli nel modo migliore dipende solo da abitudini (consce o inconsce) che non sono funzionali alla produttività che desideri avere o che ti viene richiesta.

Time management: che cos’è e cosa significa

Il Time management è un processo di pianificazione accurata del tempo per riuscire a sfruttarlo in maniera produttiva e funzionale ai propri obiettivi aziendali e non. Si tratta, quindi, di una logica che insegna a migliorare la gestione del tempo e di conseguenza a mettere in risalto le tue competenze.

Il primo step del Time management consiste nel mettere in atto un’accurata pianificazione del tempo partendo da un’analisi che ti aiuti a capire qual è il modo più adatto per impiegarlo. Tutte le volte che pensi di dover ottimizzare una qualsiasi attività, infatti, è molto importante capire come viene svolta.

Che si tratti di lavoro o di attività personali, il primo step del Time management è: fotografare il tempo. Non temere, non sto parlando di una cosa così difficile da fare. Pensa che esistono delle tecniche di gestione del tempo molto semplici da mettere in pratica. Te le spiego nel prossimo paragrafo.

9 esercizi e tecniche per la gestione del tempo

Questi 9 esercizi e tecniche di gestione del tempo ti saranno molto utili sia se sei un imprenditore o un manager oppure se svolgi qualsiasi ruolo di responsabilità e gestione. Ma non solo, perché vedrai che ti saranno utili anche nelle attività quotidiane personali e ti aiuteranno a raggiungere più facilmente i tuoi obiettivi.

1. Regole per la posta elettronica

Sappiamo che la gestione dell’email è uno dei task che maggiormente distrae e ruba tempo. Ciò accade perché non è raro che arrivino di continuo email informative, newsletter, domande dal team o dai colleghi, richieste dai clienti, ecc.

Ma nonostante questo, la posta elettronica è uno dei migliori canali comunicativi ed è importante essere sempre sul pezzo. Per rendere funzionale questo strumento devi, però, dotarti di regole che ti consentano di dare priorità alle attività più importanti: è proprio con questo concetto che entra in ballo il Time management.

Un modo funzionale per organizzare la tua posta è, ad esempio, creare cartelle dove poter smistare le email in arrivo e dar loro diverse priorità (“da fare” – “da leggere dopo” – “info”). Non è un caso che colossi come Microsoft o Google abbiano investito in algoritmi che aiutano (o dovrebbero aiutare) ad avere una gestione veloce e funzionale delle email (vedi “messaggi secondari” in Gmail o in Exchange).

Indipendentemente dal modo di gestione che scegli, ciò che devi iniziare a fare è creare un modello di gestione del tempo che funziona per te. Vedrai che ti sarà comodo anche nella tua quotidianità oltre che nel lavoro.

2. Riserva il tempo per te

In molte professioni può capitare di essere impegnati su molti fronti o argomenti contemporaneamente. In questo modo diventa difficile trovare il tempo per lavorare ai tuoi progetti e riservarti del tempo per te anche se è necessario. Spesso ciò che te lo impedisce è una convinzione limitante che non ti consente di migliorare la gestione del tempo. Altre volte potresti avere delle proiezioni future negative che si basano su specifiche emozioni o stati d’animo.

Tutto questo puoi superarlo grazie al Time management poiché ti aiuterà ad avere maggiore consapevolezza. Anche in questo caso devi solo trovare un modello che sia funzionale per te. Potresti provare, ad esempio, a fissare degli appuntamenti per te sull’agenda, a cambiare location mentre lavori oppure a disconnetterti fisicamente dal mondo spegnendo il cellulare.

3. Fissa gli appuntamenti a blocchi

Non c’è niente di più stressante di dover interrompere un lavoro importante perché occorre prepararsi ad un altro appuntamento. Per questo, uno degli esercizi utili del Time management è fissare gli appuntamenti a blocchi e, cioè, uno dietro l’atro. Ciò ti permette di rimanere focalizzato più facilmente sull’agende e di poter evitare interruzioni durante la giornata lavorativa.

Un mio cliente, ad esempio, dopo aver seguito i miei consigli di gestione del tempo ha deciso di riservare solo il martedì e il venerdì mattina per gli appuntamenti. Così facendo è riuscito ad avere un’agenda più organizzata e giorni completamente dedicati alle attività più operative.

4. Quando gli altri non lavorano

Questo è uno dei modi per mettere in pratica il punto 2 e, cioè, riservare tempo per te. Ovviamente ci sono situazioni in cui oggettivamente non c’è spazio, ma ci sono molti professionisti che sfruttano il tempo in cui gli altri non lavorano per ritagliarsi il tempo desiderato. Molti, ad esempio, mettono la sveglia molto presto al mattino, altri sfruttano lo spazio pre o post cena e altri ancora utilizzano ritagli di tempo nel weekend.

Secondo la mia esperienza di Time management, devi sperimentare il modo più coerente con le tue abitudini e il tuo contesto personale per ottenere maggiori benefici in termini di produttività e mindfulness.

5. Gestire le priorità durante il giorno

Quando parliamo di Time Management spesso pensiamo alla gestione del tempo su una scala settimanale, ma anche maggiore. Così facendo capita di arrivare a porsi delle domande poco piacevoli: “Come faccio a trovare il tempo per….. tennis/leggere/famiglia/progetto da consegnare/calcetto/bambini/cucinare/riunione?”

Ma se provassimo a indagare su cosa ci stressa di più, in termini di Time Management, forse potrebbe essere il “task urgente da fare” improvvisamente comparso nella nostra “To Do List” del giorno! In questo scenario ti è mai venuto da chiederti “E ora? cosa faccio per primo?!?!?”

Ecco, è proprio questa la domanda che devi porti. La soluzione sta proprio nell’identificare e ristabilire le priorità dei task da completare. Semplice, anche se non così facile.

Serve quindi un modello, dei criteri che possano aiutarti nel dare le priorità giuste in poco tempo e riprendere la produttività. Per esempio il criterio potrebbe essere la fonte delle richieste. Se arrivano dal mio team, esse hanno priorità massima. Oppure un altro criterio utilizzato da alcuni è semplicemente “chi primo arriva…”. Uno strumento molto interessante e semplice che ho scoperto è la “Matrice Urgente/Importante”, detta anche Matrice di Eisenhower.

6. Fare riunioni che portino a piani di azione concreti

“Non so cosa sia più snervante della riunione del lunedì mattina! Primo: è lunedì! E poi esco da lì con la sensazione di aver solo perso tempo, quando tempo non ne ho!” Le riunioni sono uno strumento molto importante nelle aziende perché viene utilizzato per scopi strategici. Ma devono portare a decisioni e piani di azione, e possibilmente con tempi brevi.

Devi quindi focalizzarsi sui risultati che vuole ottenere nella riunione, arrivare preparato e preparare gli altri componenti sugli argomenti e sulle modalità della riunione. Trovare quindi un modello funzionale di Time management che, durante i meeting, consenta al Team di gestire le priorità e ottenere risultati concreti, sia a livello di Team che a livello personale dei singoli partecipanti. Questo impatterà positivamente sulla motivazione, sulla produttività ed evidentemente sulla gestione del tempo.

Il Team Coaching può essere lo strumento che supporta il manager nel rendere il suo team efficace e produttivo. Come potete capire, permette di distinguere velocemente il quadrante giusto dove posizionare il nuovo task e quindi riorganizzare le priorità.

7. Usa strumenti di supporto

La tecnologia ha lo scopo, secondo me, di migliorare la tua vita. Ma in che modo? Aiutandoti a rendere le cose complicate più semplici.

Ci sono centinaia e centinaia di programmi, applicazioni Cloud e App per smartphone che potrebbero rendere più semplice alcune nostre attività di Time Management.

L’elenco sarebbe veramente lungo e quindi lascio a te il piacere di scovare il tuo preferito.

Piccolo tips: prova a cercare su Google “personal and team productivity tool” o simili. Ma non solo, perché tra gli strumenti che possono risultarti utili c’è anche il mio corso di gestione del tempo. Si, perché nei due percorsi che ho studiato per i miei clienti, parlo anche di Time management e gestione del tempo.

Buona esplorazione!

8. La tua forma fisica e mentale

Diverse persone fanno l’errore di mettere il lavoro davanti a tutto il resto: famiglia, interessi, amici ed in particolare alla cura di sé stessi. Ma come insegna il Time management, la buona gestione del tempo comprende anche il tempo libero e la vita privata.

Se il tuo corpo non è in forma e se la tua mente è offuscata, incideranno negativamente sulla tua produttività. In queste condizioni, quanto tempo ti occorrerà in più per completare un task rispetto ad una situazione di freschezza mentale e fisica?

Prendersi cura di sé stessi è il primo consiglio che do sempre a tutti.

9. Pratica la gratitudine

Cosa c’entra con il Time Management??? È provato da ricerche scientifiche che esprimere gratitudine incrementa la produttività! (Research Proves A Gratitude Journal (Strangely) Boosts Productivity).

Dire un grazie sincero a un collega ad esempio, produce in noi e nell’altro un senso di felicità e una energia positiva, che si traduce in una maggiore produttività.

Abbi sempre un atteggiamento di gratitudine, non solo per quello che hai ottenuto sino ad ora, ma soprattutto sii grato oggi per quello che otterrai domani!

Un Libro Consigliato

Quando applicare le regole del Time management

Le regole del Time management in realtà andrebbero applicate sempre e da tutti in qualsiasi situazione. Non a caso grazie a questo metodo è molto più semplice riuscire in una buona o perfetta gestione del tempo.

In realtà, però, esistono delle situazioni dove il Time management è molto più utile. Infatti, non è pura fantasia riuscire a gestire bene lavoro, famiglia e tempo libero. Le situazioni di cui parlo sono:

• Quando vuoi compiere le tue attività mettendoci la metà del tempo
• Quando ti senti stanco e non ha più energie fisiche e mentali
• Quando non riesci ad essere più concentrato o a prendere decisioni importanti con lucidità
• Quando non riesci ad ottenere più risultati nonostante compi il doppio delle attività
• Quando non hai più tempo libero da dedicare alle tue passioni, alla tua famiglia, ai tuoi amici o semplicemente a te stesso.

Percorsi sulla gestione del tempo e spiegazioni aggiuntive

Data la rilevanza delle tecniche di Time management che insegnano un corretta gestione del tempo e, di conseguenza, un aumento della produttività sostenibile, esistono davvero tantissimi corsi. Per questo motivo, come coach ho deciso di inserire all’interno dei miei percorsi anche questo importantissimo tema.

All’interno di “Trova la tua strada” (il corso che ti aiuta a muoverti con più lucidità verso i tuoi reali obiettivi professionali) e di “Pretendi il tuo lavoro” (che ti aiuta a capire come riuscire a realizzarti nel lavoro dei tuoi sogni), quindi, ho inserito anche dei fondamenti di Time management.

Sul mio canale youtube trovi anche alcuni video che potrebbero esserti utili. Parlo di “Tempo al tempo”, dove ti aiuto a capire come “trovare il tempo per gestire il tuo tempo”, ma anche di “Il tempo è come la tua casa”.
Qui ti spiego come vivere bene nel tuo tempo per tenerlo in ordine. Ma non è tutto, perché trovi anche altri 7 interessantissimi video sulla gestione del tempo che fanno sicuramente al caso tuo.

Fidati di me, i miei percorsi non sono utili solo per organizzare il tuo lavoro, ma anche per raggiungere i tuoi obiettivi e per portare a termine i task della quotidianità.

Il punto di forza del Time management

Il Time management è davvero una risorsa molto funzionale se vuoi implementare la tua produttività e allo stesso tempo diminuire lo stress. Per questo motivo, più che di punto di forza del Time management dovremmo parlare di punti di forza.

Tra questi, oltre il ridimensionamento dello stress dovuto al non saper organizzare il tuo tempo in maniera efficace e al conseguente aumento della produttività, troviamo anche:

• Il miglioramento della qualità del lavoro
• L’aumento dell’energia dovuta all’utilizzo di una corretta strategia di gestione del tempo
• L’aumento della fiducia nelle tue capacità e competenze.

Se vuoi imparare alla perfezione le tecniche del Time management: contattami subito!