To-Do List? No: ecco l’utilità di una lista delle cose da non fare

Molti di noi hanno la tendenza o l’abitudine di scrivere una to-do list, ossia una propria lista delle cose da fare.

Perché la facciamo?

Possono esserci diverse ragioni: sicuramente ci serve per non dimenticare gli impegni presi oppure i lavori che dobbiamo ancora svolgere; in generale ci serve a focalizzare la nostra attenzione.
In realtà farla ci piace molto. Sapete perché? La To-Do List fornisce al nostro cervello una deliziosa dose di dopamina, ogni volta che passiamo da un elemento ad un altro della lista!

Per quanto mi riguarda, oltre ad ottenere il piacere dopaminico, riesco ad essere più produttivo ed a gestire il mio tempo più agevolmente, visualizzando le cose da fare scritte sotto forma di lista.
Talvolta mi è accaduto di avere talmente tante cose nella lista che, se avessi potuto esprimere un desiderio, avrei voluto che il tempo si fermasse per 4 ore!

Lo sconforto ogni tanto ci può assalire…

In realtà le cose non erano così tante, forse più del solito, ma ero io non sufficientemente produttivo.

A me sembra di riuscire già a fare molte cose, ma mi sono chiesto se fosse solo una mia percezione. Sicuramente le performance hanno sempre margine di miglioramento.
Ma in che modo? Cosa dovrei fare di diverso rispetto ad oggi?

Navigando per articoli e post pubblicati sul web e sui social, mi sono imbattuto in una infografica illuminante.

Proponeva una prospettiva interessante, che mi ha subito incuriosito e che mi è parsa applicabile al mio contesto. Una buona opportunità da sperimentare, qualcosa che non avevo già fatto o già pensato.

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Ribaltare il punto di vista!

Invece di pormi la domanda “come posso essere più produttivo?” voglio chiedermi “cosa mi impedisce di essere più produttivo?“.
Interessante approccio no?
Sviluppato da Tom Peters e Jim Collins (autori di In Search of Excellence), consente di focalizzarsi sulle cose importanti togliendo di mezzo quelle che non lo sono.
Sostanzialmente affermano che, per ottenere il massimo in termini di produttività personale, non è sufficiente una To-Do List, ma sia necessario avere anche una lista delle “cose da non fare” e una lista di “cosa smettere di fare”.

Scrivere, specificare ed enumerare quello che ci rallenta, quello che ci distrae, che ruba energia, ci permette di acquisire una maggiore consapevolezza di noi stessi e questo ci consente di cambiare più facilmente le nostre azioni ed i nostri comportamenti.

A great piece of art is composed not just of what is in the final piece, but equally important, what is not. It is the discipline to discard what does not fit – to cut out what might have already cost days or even years of effort – that distinguishes the truly exceptional artist and marks the ideal piece of work, be it a symphony, a novel, a painting, a company or, most important of all, a life..   Collins 2003

L’intuizione fondamentale di entrambi è che spendiamo troppo tempo sull’aggiunta e non abbastanza sulla sottrazione. Eppure è solo togliendo di mezzo il non importante, che si manifesta e si rivela ciò che è importante veramente.

La mia to-don’t list

Seguendo le orme di Peters e Collins, ho scritto la mia lista delle cose da non fare e smettere di fare, che voglio condividere sperando possa essere utile in qualche modo ad altre persone.

La mia lista delle “cose da non fare“

• interrompersi durante la scrittura di un articolo
• dormire meno di 6 ore (piene) per notte
• fare una pausa prima di completare un task

La mia lista “cosa smettere di fare“

• prendere caffè dopo le 21.00
• lavorare al PC sino a poco prima di andare a letto
• controllare la posta elettronica frequentemente
• rispondere immediatamente a messaggi di What’s up o SMS

Devo dire che queste 7 semplici regole mi hanno aiutato, in un mese e mezzo, a migliorare concretamente la mia produttività giornaliera.

Ho più energia e più concentrazione. Riesco a gestire meglio gli impegni e le scadenze.
Su alcuni punti faccio più fatica, non sono ancora diventati degli automatismi ma, come sappiamo, il cambiamento è un percorso che ha bisogno di tempo e di impegno.
Per aumentare l’efficacia, riprendi la lista in mano ogni 3 mesi. Modificala se è necessario, e valuta i tuoi risultati e i tuoi comportamenti.

Hai seguito le regole che ti sei dato? Quali di esse sono state utili e quali dovrai ottimizzare?
Ti invito a dare un’occhiata all’infografica sottostante e trovare anche tu gli elementi che ti rendono meno produttivo. scrivendoli nella tua lista.

Todo List: farne una perfetta con la regola 1-3-5

Ora che abbiamo visto perché è importante fare una to don’t list, vediamo perché una lista delle cose da fare potrebbe aiutarti a rafforzare le tue credenze e le tue volontà.

Secondo molti esperti, il modo migliore per fare una to-do list è farla rispettando la regola 1-3-5. Come funziona?

• In un dato giorno, supponi di poter realizzare solo una cosa grande, tre cose medie e cinque piccole cose, restringendo la tua lista di cose da fare a quei nove elementi
• Questa soluzione è perfetta per aumentare la produttività e concentrarti su pochi ma definiti elementi. Costringersi a scegliere una lista 1-3-5 significa che le cose che realizzerai saranno le cose che hai scelto di fare e non quelle che ti sono capitate sottomano durante la giornata.

Pur mantenendo una certa flessibilità, darti un ordine di priorità è fondamentale: inizia dunque dal tuo 1, passando poi al 3 e per finire al 5.

Tieni sottomano carta e penna, così da poter annotare ogni giorno le cose da fare nella tua to-do list del giorno dopo.

Per organizzare la tua giornata al meglio ed essere più produttivo sul lavoro, un percorso di business coaching è la soluzione ideale. Per ottimizzare le tue performance professionali, contattami subito.

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